Sebelum acara sukses diselenggarakan, selalu ada tahapan proses dan persiapan acara yang matang. Meskipun hanya berlangsung selama satu hari atau bahkan hitungan jam, setiap acara selalu memiliki keunikan masing-masing dalam persiapan. Sederet rangkaian persiapan yang dijalankan menyita beberapa waktu sebelum hari pelaksanaan, semakin besar skala event yang akan diadakan maka semakin panjang juga proses persiapan yang harus dilakukan. Hal tersebut terjadi karena event organizer dan panitia perlu mempersiapkan sebuah acara dengan matang mulai dari kebutuhan (fasilitas dan perlengkapan acara) yang diperlukan untuk mengakomodir acara berjalan dengan lancar, talent dan pembicara yang akan hadir, susunan acara, kenyamanan penonton dan masih banyak lainnya.
Selain itu, sebuah acara selalu memiliki tujuan yang berbeda, entah itu sebagai acara kumpul bersama, perayaan, promosi dan tujuan lainnya, sehingga perlu persiapan yang berbeda di setiap acara. Tentunya, alasan ini memperkuat event organizer untuk semakin mempersiapkan acara secara matang dan dirancang jauh-jauh hari. Memang tidak semua acara memiliki waktu persiapan yang cukup, namun hal ini tidak menghalangi event organizer dan panitia untuk tetap menyajikan yang terbaik bagi publik. Contohnya Groovy Event Organizer yang berani memberikan garansi virtual event H-48 jam RAMPUNG! Tuntas secara professional. Walaupun kuat dalam ranah online event, selama pandemi Groovy juga aktif menjalankan hybrid event, offline event, dan juga event roadshow. Sudah banyak testimoni mengatakan puas dengan kinerja yang Groovy berikan selama masa pandemi COVID-19 dalam menjalankan online event, karena design virtual yang kami tampilkan dan juga kesiapan yang kami berikan sangat memuaskan klien. Oleh karena itu kami ingin membagiakn sedikit pengalaman kami, tentang bagaimana cara mempersiapkan acara dengan matang baik dalam jangka waktu singkat maupun panjang.
Langkah-langkah Penting dalam Mempersiapkan Sebuah Acara
Menentukan Tujuan Acara
Tujuan adalah hal utama yang menjadi basis tahap-tahap persiapan acara selanjutnya. Jika tujuan dari sebuah acara adalah untuk meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap produk yang baru dirilis maka acara ini harus didatangi oleh masyarakat luas dan acara dirangkai semenarik mungkin membujuk pengunjung untuk datang. Hal tersebut dapat diakali dengan mengundang artis/selebgram terkenal atau mengadakan kegiatan menarik yang masih sangat jarang diadakan di acara-acara seluruh Indonesia.
Mengadakan dan Mengolah Riset
Sebuah acara tentunya harus memiliki landasan yang kuat. Setelah tujuan acara ditetapkan, hendaknya dilaksanakan sebuah riset untuk mengetahui bagaimana perkembangan tema acara dan cara mengolahnya menjadi konsep kesatuan utuh yang dapat ditampilkan ke khalayak. Mulai dari siapa target pengunjung, tema acara, dan strategi untuk mempromosikan acara agar menarik perhatian target pengunjung. Jadi, sebelum membentuk tim pengelola acara, riset sudah harus ada di tangan.
Memprediksikan Kemungkinan Yang Terjadi
Dalam melaksanakan suatu acara, memastikan kegiatan tersebut berjalan sesuai rencana adalah tujuan yang paling utama, karena selain pengunjung yang menikmati acara dengan pengalaman terbaik, hal itu juga menjadi alasan senyum indah terukir di wajah penyelenggara dan sponspor. Pada proses pelaksanaannya akan banyak faktor-faktor tak terduga serta peluang terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan muncul. Memprediksikan dan mensiasati acara berlangsung di luar yang sudah direncanakan tentunya perlu dipersiapkan sebelum terealisasikan. Masalah yang umumnya terjadi pada saat menyiapkan suatu acara terletak pada kekeliruan dari tim yang menyusun rencana anggaran dan kurang detailnya checklist persiapan pada saat menjalankan acara tersebut yang tentunya berdampak pada kerugian. Berikut tips untuk menghindari hal-hal yang tidak di inginkan terjadi dalam event penting anda:
Teliti ketika menyusun anggaran
Pembagian tugas dan tanggung jawab yang tepat dan jelas
Bangun komunikasi dan koordinasi antar tim yang selaras
Detail dan kritis
Ketika masalah menghampiri fokus pada problem solving
Sigap dalam mengambil keputusan di saat genting
Sebelum acara dimulai baiknya mengadakan gladi bersih
Melakukan evaluasi setelah acara selesai untuk arahan acara selanjutnya
Menyiapkan Tim Pengelola Acara
Sebuah acara yang besar pasti akan terasa sulit jika dikelola sendirian. Oleh karena itu, perlu tim yang solid untuk berbagi tugas. Pembentukan tim ini harus diisi oleh orang-orang yang kompeten dan berkredibilitas tinggi di bidangnya. Seorang ahli memasarkan produk dan mempengaruhi calon pengunjung ditempatkan di divisi marketing. Seorang yang cakap membuat design kreatif ditempatkan pada tim produksi, dan seseorang dengan kemampuan manajemen yang baik bisa dimasukkan ke tim acara.
Mengusung Konsep yang Menarik
Membawa sesuatu yang berbeda kepada masyarakat memang sebuah senjata besar dalam penyelenggaraan sebuah acara. Selain itu, konsep juga harus serasi dengan tema yang diusung. Jika sebuah acara ditujukan untuk memenuhi hobi pengunjung yaitu konser musik atau pameran otomotif, baiknya konsep acara mampu menarik target pengunjung untuk datang, misalnya dengan menghadirkan seorang penyanyi solo maupun grup dengan popularitas tinggi atau mengundang brand otomotif terkenal dan lengkap dalam pameran. Tim publikasi juga berperan penting dalam penyebaran materi promosi dalam bentuk iklan dalam flyer, banner, brosur, media sosial dan lain sebagainya.
Melakukan Gladi Resik
Gladi resik dilakukan untuk memastikan untuk terakhir kali bahwa persiapan yang sudah dilakukan berlangsung dengan matang dan mantap untuk diaplikasikan ke dalam kegiatan acara. Gladi resik baiknya dilakukan seminggu sebelum acara berlangsung, sehingga saat tim menemukan hal yang kurang berkenan di faktor ya ada, hal tersebut dapat ditangani dengan waktu yang cukup.
Post Event Activities
Kegiatan setelah acara biasanya terdiri dari dua hal yakni, evaluasi dan pembuatan laporan pertanggung jawaban. Evaluasi bisa berupa laporan lisan maupun tulisan mengungkapkan beberapa hal dari kegiatan acara yang perlu diperbaiki dan juga hal baik yang perlu dipertahakan sebagai penguat landasan acara selanjutnya. Sedangkan laporan pertanggung jawaban umumnya berbentuk dokumen kertas yang lengkap, memuat isi acara mulai dari tujuan hingga post event, dilampirkan juga bukti-bukti pembayaran dan bukti penguat lainnya dari pengeluaran event, design visual yang digunakan, dokumentasi dan lainnya.
Nah, semoga panduan di atas dapat membantu anda untuk mempersiapkan acara dengan matang dan lancar ya!
